Có thể nói hầu hết mọi người đều chỉ đặt tiệc cưới một lần trong đời. Trong khi đó, chi phí đãi tiệc là khoản chi phí chiếm lớn nhất trong ngân sách tổ chức đám cưới. Chính vì vậy, khi lựa chọn nhà hàng, các cặp đôi nên có sự chuẩn bị để không bị bối rối khi đặt tiệc. Phần lớn các nhà hàng tiệc cưới đều có quy trình đặt tiệc khá giống nhau. Nếu như hiểu rõ trình tự này, các cặp đôi có thể tự tin lựa chọn và quyết định tiệc cưới của mình. Hãy cùng September Studio tìm hiểu về trình tự đặt tiệc cưới tại nhà hàng như thế nào nhé!
1. Xác định ngày đãi tiệc trước khi đi đặt tiệc
Đây là điều đầu tiên mà các cặp đôi nên xác định trước khi đến đặt tiệc để cung cấp cho nhân viên nhận tiệc của nhà hàng. Từ đó căn cứ vào ngày đãi tiệc của bạn, họ sẽ kiểm tra ngày đó nhà hàng còn chỗ trống hay không và thông báo cho bạn.
2. Xác định tiệc cưới tổ chức vào buổi trưa hay buổi tối
Buổi tối lúc nào cũng sẽ có nhiều người lựa chọn đãi tiệc hơn là buổi trưa. Chính vì thế nếu các cặp đôi chọn tiệc cưới vào buổi tối thì xác suất còn chỗ của nhà hàng tiệc cưới là rất thấp. Tuy nhiên nếu bạn đãi tiệc vào buổi tối, lượng khách mời đến tham dự sẽ đông và đầy đủ hơn so với buổi trưa. Mặt khác, tiệc tổ chức vào buổi trưa thường sẽ có giá thấp hơn so với buổi tối, một số nhà hàng còn có ưu đãi hay chương trình khuyến mãi cho các cặp đôi lựa chọn đặt tiệc vào buổi trưa.
3. Xác định số lượng bàn tiệc cần đặt
Để xác định được số lượng bàn tiệc cần đặt, cặp đôi cần phải xác định được số lượng khách mời dự kiến của mình. Sau đó lấy số lượng khách mời đó chia cho 10 để có được số lượng bàn tiệc dự kiến cần đặt. Đây là thông tin mà nhân viên nhận tiệc của bất kỳ nhà hàng cũng yêu cầu khách đặt tiệc phải cung cấp để họ có thể sắp xếp. Một nhà hàng tiệc cưới thường sẽ có nhiều sảnh tiệc và mỗi sảnh sẽ có sức chứa khác nhau. Dựa vào số lượng bàn tiệc dự kiến của bạn mà họ có thể đưa tiệc cưới của bạn vào sảnh nào.
4. Lần đầu tiên đến nhà hàng tiệc cưới
Như đã nói ở trên, khi đến tham khảo nhà hàng tiệc cưới, bạn cần phải cung cấp những thông tin như ngày đãi tiệc, tiệc trưa hay tối và số lượng là bao nhiêu bàn. Dựa vào đó mà nhân viên sẽ kiểm tra và báo lại cho bạn biết nhà hàng còn chỗ để nhận tiệc của bạn hay không. Tiệc của bạn sẽ được đặt tại sảnh nào, sức chứa của sảnh đó là bao nhiêu. Sau đó, nhân viên có thể dẫn bạn đi xem sảnh tiệc mà họ đã lựa chọn cho bạn. Tại đây, bạn có thể quan sát được sân khấu, vị trí của sảnh tiệc, các trang trí bên trong, âm thanh, ánh sáng. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ giới thiệu cho bạn những set menu thực đơn tiệc cưới cùng với giá tiền để bạn tham khảo. Mức giá có thể thay đổi khi bạn đặt thực đơn chính thức vì nó có thể thay đổi cho giá của nguyên vật liệu lên xuống trong thời gian đó.
5. Đặt cọc chỗ tại nhà hàng tiệc cưới
Sau khi giới thiệu hết thông tin về thực đơn tiệc cưới, sảnh tiệc, chương trình khuyến mãi,… bạn cần phải đặt cọc để giữ chỗ. Bạn có thể đặt cọc ngay nếu ưng ý còn không thì bạn có thể suy nghĩ và quay lại đặt cọc sau đó. Tuy nhiên, trong thời gian đó nếu có khách hàng khác đặt cọc thì xem như bạn mất chỗ. Thông thường tiền đặt cọc sẽ tuỳ theo quy định của mỗi nhà hàng. Khi đã đặt cọc bạn có thể yên tâm về nơi đãi tiệc của mình. Trước ngày đãi tiệc tầm khoảng 2 tuần, nhà hàng sẽ liên hệ với bạn để đến chọn thực đơn và cọc tiền thực đơn (tùy theo mỗi nhà hàng). Số tiền đặt cọc thực đơn và đặt cọc chỗ sẽ được nhà hàng trừ ra khi thanh toán tiền toàn bộ buổi tiệc.
Khi đặt cọc thực đơn, nhà hàng sẽ chốt giá thực đơn, toàn bộ điều này cũng sẽ được ghi trên hợp đồng đặt tiệc. Mức giá này cũng là mức giá xác nhận giữa hai bên, điều này có nghĩa là nguyên liệu tăng hay giảm thì nhà hàng vẫn áp dụng mức giá này. Một lưu ý nữa là về phần nước uống. Bạn cần xác định luôn cho nhà hàng về loại bia, nước ngọt, nước suối vào sẽ dùng cho tiệc cưới của mình, yêu cầu nhà hàng ghi rõ giá cả vào hợp đồng. Ngoài ra tại thời điểm này, nhà hàng cũng xác định các chương trình ưu đãi, khuyến mãi dành cho bạn.
6. Kiểm tra hợp đồng đặt tiệc
Sau khi hoàn tất hợp đồng đặt tiệc, nhà hàng sẽ giao lại cho bạn 1 bản. Bạn nên kiểm tra cẩn thận các khoản trong hợp đồng trước khi ký. Các khoản cần lưu ý bao gồm:
- Ngày giờ đãi tiệc
- Sảnh tiệc
- Tên cô dâu, chú rể
- Số tiền đặt cọc thực đơn
- Thực đơn đã đặt và giá cả thực đơn
- Thức uống và giá cả thức uống
- Chương trình ưu đãi, khuyến mãi mà nhà hàng áp dụng
- Các dịch vụ cưới đặt thêm
Như vậy là bạn đã hoàn thành trình tự đặt tiệc tại nhà hàng tiệc cưới, sau khi kiểm tra xong, bạn có thể giao toàn bộ quy trình cho nhà hàng phụ trách để dành thời gian chuẩn bị công việc khác cho đám cưới của mình.