Đối với những cặp đôi chuẩn bị tổ chức đám cưới, chắc hẳn ai cũng đang khá bối rối và bỡ ngỡ trong việc lên kế hoạch cho ngày trọng đại của mình, vì đây không phải là sự kiện có thể chuẩn bị một sớm một chiều. Để tổ chức một ngày cưới trọn vẹn bao gồm rất nhiều giai đoạn khác nhau. Trong đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới cũng tốn rất nhiều thời gian vì nó liên quan tới đến những khâu khác nữa. Dưới đây là một số quy trình mà nhà September Studio gợi ý để cho các cặp đôi dễ dàng hơn trong việc chọn được địa điểm tổ chức tiệc cưới.
1. Xác định số lượng khách mời
Khách mời là nhân vật không thể thiếu trong mỗi bữa tiệc vì thế dâu rể cần xác định được số lượng người tham gia để có thể chuẩn bị chu đáo nhất. Tuỳ thuộc vào độ thân thiết, các mối quan hệ mà mỗi bữa tiệc sẽ có lượng khách tham gia khác nhau, không cố định. Tuy nhiên, thông thường một nhà hàng tiệc cưới sẽ có sức chứa dao động từ 200 – 300 khách mời.
Nắm được số lượng khách mời sẽ giúp cho các cặp đôi lựa chọn được nhà hàng tiệc cưới có không gian phù hợp. Một sảnh cưới đẹp là khi nó tạo cảm giác thông thoáng, đủ chỗ ngồi và dễ dàng trong việc di chuyển. Bên cạnh đó, một sảnh cưới hợp lý sẽ giúp cho cô dâu chú rể có những khoảnh khắc bước lên sân khấu làm lễ như mong đợi.
2. Xác định khu vực tổ chức
Bạn muốn đặt tiệc ở trung tâm hay gần nhà để tiện cho việc di chuyển? Hay bạn là người yêu thích những nơi có không gian ngoài trời thoáng mát? Mọi thứ sẽ phụ thuộc vào quyết định của bạn, hãy nhớ cân đo đong đếm những điểm được và mất ở mỗi địa điểm để tiết kiệm thời gian và công sức.
Tốt nhất là dâu rể nên ưu tiên lựa chọn các nhà hàng nằm trên tuyến đường lớn, tại trung tâm thành phố hoặc các khu vực lân cận. Cô dâu chú rể có thể in bản đồ hướng dẫn đường đi cho khách mời vào thiệp cưới.
3. Tham khảo địa điểm qua mạng xã hội, bạn bè hoặc người thân
Các cặp đôi có thể dễ dàng tìm hiểu thông tin của những nhà hàng tiệc cưới thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, chẳng hạn như hình ảnh, menu món ăn, review từ khách hàng. Những điều này thật sự cần thiết cho cặp đôi khi tham khảo địa điểm tổ chức tiệc cưới. Ngoài ra, bạn có thể hỏi thăm hoặc nhờ tư vấn từ bạn bè và người thân về địa điểm đó. Từ đó, bạn có thể lập ra danh sách cơ bản những địa điểm mà mình có thể tổ chức.
4. Thống kê nguồn ngân sách
Sau khi đã liệt kê được một vài địa điểm ưng ý thì điều tiếp theo bạn cần làm là thống kê nguồn ngân sách. Cần phải suy nghĩ thật cẩn trọng vì bởi lẽ kinh phí để đặt tiệc và thuê chỗ không hề rẻ và nó dường như chiếm phần lớn nguồn ngân sách của bạn. Chính vì thế, trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới, cần xem xét các nguồn chi để đảm bảo không bị thâm hụt tài chính sau cưới.
5. Khảo sát thực tế địa điểm tổ chức tiệc cưới
Từ những bước ở trên, bạn có thể chọn ra một số địa điểm tổ chức tiệc cưới đáp ứng nhu cầu cơ bản của bạn. Sau đó, đi khảo sát thực tế tại các nơi đã lựa chọn.
Có một số danh mục mà bạn cần phải tìm hiểu kỹ vì nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của bữa tiệc. Sảnh tiệc cần thoáng, trần cao và hạn chế các cột ngăn ở giữa. Cách bày trí bàn ghế, lối đi, sân khấu có thuận tiện cho việc di chuyển hay không? Đừng quên xem xét các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu để đảm bảo hệ thống hoạt động tốt.
Tiếp đến hãy quan tâm đến thực đơn của nhà hàng để xem chất lượng như thế nào. Đây là một trong những cách để gây ấn tượng tốt cho khách mời. Chính vì vậy, trước khi quyết định lựa chọn nhà hàng, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng về phần thông tin món ăn.
Tiếp theo hãy xem về phần chi phí chẳng hạn như trọn gói sẽ bao nhiêu và bao gồm những gì, chi phí phát sinh ra sao. Giữa mức chi phí thực tế với trên mạng có quá chênh lệch hay không? Vì vậy, bạn nên thống kế số tiền và so sánh giá giữa các địa điểm tổ chức tiệc cưới để lựa chọn cho mình một nơi phù hợp với ngân sách.
Sau cùng là cảm nhận của bạn về sự tiếp đón của nhân viên. Cô dâu chú rể cần phải tìm hiểu đội ngũ nhân viên ở đó có phục vụ nhiệt tình, niềm nở và tư vấn có chu đáo, chuyên nghiệp hay không? Điều này không chỉ khiến bản thân hài lòng mà còn là yếu tố then chốt khiến khách mời tận hưởng trọn vẹn bữa tiệc của mình.
6. Chốt hợp đồng
Sau khi đã hài lòng với những yếu tố ở địa điểm tổ chức tiệc cưới đã chọn thì bạn nên tiến hành ký hợp đồng với đơn vị đó. Điều cần lưu ý là nên đặt chỗ trước từ 3 – 6 tháng để tránh trường hợp thiếu sảnh tiệc. Ngoài ra khi đặt chỗ trước, bạn còn có cơ hội nhận được có ưu đãi từ nơi tổ chức tiệc nếu có.
